Directeur des subventions

Contexte du projet

DAI Global met en œuvre un programme quinquennal de l'USAID en Afrique de l'Ouest. Le programme soutient les efforts des Africains de l’Ouest pour faire face aux risques d’instabilité liés au recul démocratique et aux conflits, et donne la priorité à la gouvernance ciblée, à la prévention des conflits et de la violence, à la consolidation de la paix, ainsi qu’à la prévention et à la lutte contre l’extrémisme violent (P/CVE) dans la région. Le programme collaborera avec des partenaires régionaux, tels que la CEDEAO, ainsi qu'avec des gouvernements et des institutions non gouvernementales pour s'attaquer aux causes de la fragilité, et se concentrera sur les approches de bonne gouvernance, la prévention et la réponse aux conflits, ainsi que les interventions P/CEV dans certains pays cibles du Sahel. et sur toute la côte de l’Afrique de l’Ouest.

2. Objectifs de la mission

Le gestionnaire des subventions est chargé de superviser l'ensemble du cycle d'octroi des subventions - rédiger et émettre les avis d'opportunité de financement (NOFO) - les demandes de candidature (RFA) et les déclarations annuelles de programme (APS), en garantissant une documentation et un enregistrement appropriés dans TAMIS et SharePoint, préparer et soumettre des notes conceptuelles de subvention et des propositions complètes à l'USAID pour approbation/approbation, et délivrer les subventions. Le gestionnaire des subventions conseillera et assistera dans la conception, le développement et la surveillance des politiques, procédures et pratiques de gestion des subventions. Il / elle fournira des orientations et une interprétation des politiques au personnel ainsi qu'aux bénéficiaires, et analysera et évaluera les demandes de subvention, les propositions et les attributions pour garantir le respect des politiques de gestion des subventions. Il/elle veillera également à la bonne négociation des termes et conditions des subventions ; et visualiser et analyser les estimations budgétaires pour vérifier leur admissibilité, leur imputabilité, leur caractère raisonnable et leur cohérence. Le gestionnaire des subventions supervisera le spécialiste principal des subventions et soutiendra les assistants aux subventions dans les bureaux extérieurs des pays dans les zones géographiques cibles.

3. Tâches et responsabilités

Les principales responsabilités du gestionnaire des subventions sont les suivantes :

Planification et mise en œuvre

• Superviser la gestion des subventions en coordination avec les équipes opérationnelles et techniques.

• En collaboration avec le chef du parti (COP) et le chef adjoint du parti - Opérations, développer et mettre en œuvre l'utilisation du manuel de subventions SRPS.

• Participer à la planification du travail et à la planification des activités pour aligner le programme de subventions sur les activités globales du projet.

• Diriger l’élaboration du calendrier et des détails requis pour toute activité nécessitant des subventions ; effectuer des recherches de marché et des analyses de prix en coordination avec le personnel technique.

• Coordonner avec l'équipe de direction la préparation des avis d'opportunité de financement - RFA et APS, solliciter des candidatures et évaluer la capacité et l'état de préparation des bénéficiaires potentiels.

• Gérer le processus du comité d’évaluation et de sélection des bénéficiaires.

• Préparer les approbations requises pour assurer la conformité aux exigences internes et externes des contrats et des politiques.

• Préparer les accords de subvention et les modifications, en expliquant les termes, conditions, rôles et responsabilités. Veiller à ce que les faiblesses identifiées dans les évaluations initiales du bénéficiaire et les exigences associées soient intégrées explicitement/clairement dans les accords avec le suivi et les actions requis de la part du bénéficiaire.

• Organiser des réunions de lancement et informer les bénéficiaires des responsabilités, des exigences, des politiques et des procédures à suivre pendant la durée de la subvention.

• Assurer la gestion des subventions après l'attribution conformément aux réglementations en vigueur et générer des rapports sur l'état des activités de subvention, tels que les prévisions de paiement, l'inventaire, les modifications, les clôtures et les données spécifiques au secteur (c'est-à-dire les rapports mensuels et trimestriels).

• Coordonner avec les équipes opérationnelles et techniques pour garantir la ponctualité des livrables, des paiements et des demandes de flux de trésorerie en surveillant les jalons et les calendriers de paiement.

Gestion

• Fournir une formation, des conseils et des orientations au personnel chargé des subventions de projet sur la planification, la mise en œuvre et le respect des politiques, procédures et instructions en matière de subventions.

• Superviser directement le spécialiste principal des subventions.

• Soutenir les assistants aux subventions dans chaque bureau extérieur de pays dans les zones géographiques cibles.

• Utilisez le manuel des opérations sur le terrain (FOM) pour vous assurer que les politiques, procédures et/ou pratiques sont respectées.

• Veiller à ce que les exigences en matière de documentation soient respectées par les différents départements, c'est-à-dire technique, subventions et finances.

Conformité

• Fournir une formation, des conseils et des orientations au personnel du projet sur la planification, la mise en œuvre et le respect des politiques, procédures et instructions de subventions, en particulier sur leur rôle dans le processus.

• Vérifier que les subventions sont complètes et appropriées au plan de travail.

• Assurez-vous que tous les documents requis sont téléchargés dans la base de données des subventions TAMIS.

• Examiner les jalons de subvention et les demandes de paiement par rapport aux accords de subvention pour garantir leur conformité.

• Former et appliquer les politiques et procédures pour prévenir les irrégularités, intentionnelles et non intentionnelles.

• Diriger l’audit des dossiers de subvention au moins une fois par an.

• Autres tâches assignées par le superviseur du membre de l'équipe de haute direction.

4. Qualifications

• Baccalauréat en développement international, économie, administration des affaires ou autre diplôme pertinent.

• Au moins 8 ans d'expérience pertinente et de responsabilités progressives dans la gestion de subventions, avec une expérience dans l'administration de subventions financées par le gouvernement américain dans le cadre de programmes contractuels, de préférence.

• Capacité avérée à diriger des processus d'attribution et des discussions multipartites pour piloter l'évolution des descriptions de programmes et/ou des étendues de travail, de la sollicitation à la clôture de l'activité.

• Excellentes compétences en rédaction et en communication, avec une expérience particulière dans l'élaboration de justifications pour les contrats et les documents d'attribution de subventions ; élaboration de manuels, de politiques et de procédures ; et un suivi et des rapports basés sur les données pour la gestion des subventions et des sous-traitances.

• Anglais et français avancés écrits et oraux requis, maîtrise souhaitée.

• Excellentes compétences organisationnelles et volonté d'identifier les demandes urgentes, d'établir des priorités, de prendre des initiatives et d'être proactif dans le processus de subvention.

• Excellentes compétences en communication, en facilitation, en négociation et en gestion du personnel ; expérience dans la gestion de subordonnés directs.

À propos de DAI :

DAI est une société de développement mondiale avec des bureaux aux États-Unis, au Royaume-Uni, dans l'UE, au Nigeria, au Pakistan et en Palestine et des opérations de projets dans le monde entier. Nous nous attaquons aux problèmes fondamentaux de développement social et économique causés par des marchés inefficaces, une gouvernance inefficace et l’instabilité.

DAI travaille en première ligne du développement mondial. Transformer les idées en action, l'action en impact. Nous nous engageons à façonner un monde plus vivable.

DAI et ses employés s'engagent à lutter contre le racisme et à se tenir responsables du changement positif au sein de l'entreprise et dans les communautés, cultures et pays dans lesquels nous vivons et travaillons. DAI s'engage à attirer et à retenir les meilleurs employés de toutes races et de tous horizons dans le cadre de nos efforts continus pour devenir un meilleur partenaire de développement.

DAI respecte les normes éthiques les plus élevées. Nous nous engageons à prévenir l’exploitation, les abus et le harcèlement sexuels ainsi que d’autres manquements à l’éthique. Tous nos postes sont donc soumis à des contrôles rigoureux et à des vérifications de références.

TERME DE REFERENCE

Programme en Afrique de l’Ouest

POSITION : Directeur/Directrice des Grants

PÉRIODE D’EXÉCUTION : Janvier 2024 - Août 2028

BASE D’OPÉRATIONS : Ghana, Togo, Bénin, Côte d’Ivoire, Niger, Burkina Faso ou Guinée

LE POSTE EST PLACÉ SOUS L’AUTORITÉ DE : Chef de parti adjoint – Opérations

1. Contexte du projet

DAI Global met en œuvre un programme quinquennal de l’USAID en Afrique de l’Ouest. Le programme soutient les efforts des Africains de l’Ouest pour faire face aux risques d’instabilité liés au recul démocratique et aux conflits, et donne la priorité à la gouvernance ciblée, à la prévention des conflits et de la violence, à la consolidation de la paix, ainsi qu’à la prévention et à la lutte contre l’extrémisme violent dans la région. Le programme s’engagera avec des partenaires régionaux, tels que la CEDEAO, ainsi qu’avec des gouvernements et des institutions non gouvernementales pour s’attaquer aux causes de la fragilité, et se concentrera sur les approches de bonne gouvernance, la prévention et la réponse aux conflits, et les interventions P/CVE dans certains pays cibles du Sahel et de l’Afrique de l’Ouest côtière.

2. Objectifs de la mission

Le gestionnaire des subventions est responsable de superviser l’ensemble du cycle d’octroi des subventions - la rédaction et l’émission des avis de possibilité de financement (NOFO) - les demandes de demande (RFA) et les déclarations annuelles de programme (APS), de s’assurer de la documentation et de l’enregistrement appropriés dans TAMIS et SharePoint, de préparer et de soumettre des notes conceptuelles de subvention et des propositions complètes à l’USAID pour approbation, et de l’émission des subventions attribuées. Le gestionnaire des subventions conseillera et aidera à la conception, à l’élaboration et à la surveillance des politiques, des procédures et des pratiques de gestion des subventions. Il/elle fournira des conseils et une interprétation des politiques au personnel ainsi qu’aux bénéficiaires, et analysera et évaluera les demandes de subventions, les propositions et les bourses afin d’assurer le respect des politiques de gestion des subventions. Il/elle veillera également à la bonne négociation des termes et conditions d’octroi des subventions ; et examiner et analyser les prévisions budgétaires pour en vérifier l’admissibilité, l’attribution, le caractère raisonnable et la cohérence. Le (la) Gestionnaire des subventions supervisera le spécialiste principal des subventions et soutiendra les assistants aux subventions dans les bureaux extérieurs des pays dans les zones géographiques cibles.

3. Tâches et responsabilités

Les principales responsabilités du gestionnaire des subventions sont les suivantes :

Planification et mise en œuvre

• Superviser la gestion des subventions en coordination avec les équipes opérationnelles et techniques.

• En collaboration avec le chef de partie (COP) et le chef adjoint de partie - Opérations, élaborer et mettre en œuvre l’utilisation du manuel des subventions du SRPS.

• Participer à la planification du travail et des activités afin d’harmoniser le programme de subventions avec l’ensemble des activités du projet.

• Diriger l’élaboration de l’échéancier et des détails requis pour toute activité nécessitant des subventions ; Effectuer des recherches sur le marché et des analyses de prix en coordination avec le personnel technique.

• Coordonner avec l’équipe de la haute direction pour préparer les avis de possibilité de financement - RFA et APS, solliciter des demandes et évaluer la capacité et l’état de préparation des bénéficiaires potentiels.

• Gérer le processus d’évaluation et de sélection des titulaires de subventions.

• Préparer les approbations requises pour assurer la conformité aux exigences des contrats et des politiques internes et externes.

• Préparer les ententes de subvention et les modifications, en expliquant les modalités, les conditions, les rôles et les responsabilités. Veiller à ce que les faiblesses identifiées dans les évaluations initiales des bénéficiaires et les exigences connexes soient incorporées dans les ententes de manière explicite et claire, avec le suivi et les mesures requis de la part du bénéficiaire.

• Organiser des réunions de lancement et informer les bénéficiaires des responsabilités, des exigences et des politiques et procédures à suivre pendant la durée de la subvention.

• Assurer la gestion des subventions après l’octroi conformément à la réglementation pertinente et produire des rapports sur l’état des activités liées aux subventions, tels que les prévisions de paiement, les stocks, les modifications, les clôtures et les données sectorielles (c.-à-d. rapports mensuels et trimestriels).

• Assurer la coordination avec les équipes opérationnelles et techniques pour assurer le respect des délais des livrables, des paiements et des demandes de flux de trésorerie en surveillant les jalons et les calendriers de paiement.

Gestion

• Fournir de la formation, des conseils et des directives au personnel des subventions de projet sur la planification, la mise en œuvre et la conformité des politiques, des procédures et des instructions relatives aux subventions.

• Superviser directement le spécialiste principal des subventions.

• Soutenir les assistants aux subventions dans chaque bureau de terrain de pays dans les zones géographiques cibles.

• Utilisez le Manuel des opérations sur le terrain (FOM) pour vous assurer que les politiques, les procédures et/ou les pratiques sont respectées.

• S’assurer que les exigences en matière de documentation sont respectées par les divers services, c’est-à-dire les services techniques, les subventions et les finances.

Conformité

• Fournir de la formation, des conseils et des directives au personnel de projet sur la planification, la mise en œuvre et la conformité des politiques, des procédures et des instructions en matière de subventions, en particulier leur rôle dans le processus.

• Examiner les subventions pour s’assurer qu’elles sont complètes et appropriées par rapport au plan de travail.

• Assurez-vous que tous les documents requis sont téléchargés dans la base de données des subventions TAMIS.

• Examiner les jalons de subvention et les demandes de paiements par rapport aux accords de subvention pour s’assurer de la conformité.

• Former et appliquer les politiques et les procédures pour prévenir les irrégularités, intentionnelles et non intentionnelles.

• Diriger l’audit des dossiers de subventions au moins une fois par an.

• Autres tâches assignées par le superviseur ou le membre de l’équipe de la haute direction.

4. Qualifications requises

• Licence en développement international, en économie, en administration des affaires ou dans un autre domaine pertinent.

• Au moins 8 ans d’expérience pertinente et de responsabilités progressives dans la gestion des subventions, avec une expérience dans l’administration de subventions financées par le gouvernement des États-Unis dans le cadre de programmes contractuels, de préférence.

• Aptitude avérée à diriger les processus d’attribution et les discussions multipartites afin de faire évoluer les descriptions de programme et/ou la portée des travaux, de la sollicitation à la clôture des activités.

• Excellentes compétences en rédaction et en communication avec une expérience particulière dans l’élaboration de justifications de contrats et de documents d’attribution de subventions ; l’élaboration de manuels, de politiques et de procédures ; et un suivi et des rapports basés sur les données pour la gestion des subventions et des contrats de sous-traitance.

• Anglais et français avancés à l’écrit et à l’oral requis, la maîtrise de l’anglais et de la langue de préférence étant la maîtrise.

• Excellentes compétences organisationnelles avec une volonté d’identifier les demandes urgentes, d’établir des priorités, de prendre des initiatives et d’être proactif dans le processus de subvention.

• Excellentes compétences en communication, en facilitation, en négociation et en gestion du personnel ; Expérience dans la gestion de subordonnés directs.

À propos de DAI :

DAI est une société de développement mondiale avec des bureaux aux États-Unis, au Royaume-Uni, dans l'Union européenne, au Nigeria, au Pakistan et en Palestine et des opérations de projet dans le monde entier. Nous nous attaquons aux problèmes fondamentaux de développement social et économique causés par l'inefficacité des marchés, l'inefficacité de la gouvernance et l'instabilité.

DAI travaille en première ligne du développement mondial. Transformer les idées en action, l'action en impact. Nous sommes déterminés à façonner un monde plus vivable.

DAI et ses employés s'engagent à lutter contre le racisme et à se tenir responsables des changements positifs au sein de l'entreprise et dans les communautés, les cultures et les pays dans lesquels nous vivons et travaillons. DAI s'engage à attirer et à retenir les meilleurs employés de toutes les races et de tous les horizons dans le cadre de nos efforts continus pour devenir un meilleur partenaire de développement.

DAI respecte les normes éthiques les plus élevées. Nous nous engageons à prévenir l'exploitation, les abus et le harcèlement sexuels, ainsi que d'autres manquements à l'éthique. Tous nos postes sont donc soumis à des vérifications rigoureuses et à des vérifications de références.