CHEF D'EQUIPE DU BUREAU DE GESTION DU PROGRAMME (PMO) EXP: 31/07/2024

Description de l'offre

Missions

• Leadership et gestion d’équipe
  • Favoriser un environnement de travail positif, respectueux des hommes et des femmes, et veiller à ce que les normes de conduite les plus élevées soient respectées.
  • Promouvoir et soutenir une culture de l’apprentissage en donnant aux individus et aux équipes les moyens d’identifier les besoins essentiels en matière d’apprentissage et de planifier/fournir un accès facile aux possibilités d’apprentissage afin de maintenir les compétences et la flexibilité du personnel.
  • Élaborer des stratégies et des approches qui favorisent une vision commune de la maturité et de l’harmonisation des pratiques dans tous les bureaux nationaux du MCO.
  • Gérer toutes les questions de personnel au sein de l’équipe du PMO, y compris le recrutement, l’intégration et l’évaluation des performances du personnel.
  • Contribuer directement à l’élaboration et à la mise à jour du budget et des tableaux de disponibilité des ressources, en collaboration avec les chefs de projet et le personnel concerné.
  • Diriger la mise en œuvre de l’approche de la réserve de ressources pour l’équipe du PMO.
• Développement et planification
  • Fournir des niveaux appropriés de gestion programmatique et de soutien administratif au chef de programme concernant toutes les activités de projet en cours, tout en maintenant et en mettant en œuvre les normes et les meilleures pratiques appropriées conformément aux politiques et procédures de l’UNOPS.
  • Contribuer directement à la supervision stratégique, au conseil et à l’orientation des activités de gestion des programmes et des projets conformément aux accords de service et aux documents de projet.
  • Assurer le développement, la mise en œuvre et, le cas échéant, la modification des budgets des projets et des ressources en personnel, en garantissant les synergies au sein du bureau du Sénégal.
  • Développer et établir des systèmes de suivi des ressources à utiliser au sein du PMO, en complément des outils en ligne de l’UNOPS, afin d’assurer une planification, des prévisions et un suivi efficaces de l’exécution dans l’ensemble du bureau.
  • Identifier et anticiper en temps opportun les risques et problèmes potentiels et conseiller des mesures d’atténuation au chef de programme.
  • Fournir une expertise pour le démarrage de programmes ou de projets, la planification et la clôture de projets, en effectuant des bilans de santé réguliers.
• Mise en place et clôture
  • Faciliter l’élaboration de plans de programme/projet de haut niveau, y compris le regroupement de plans de niveau inférieur en jalons au niveau du programme/projet.
  • Développer, suivre et maintenir les dépendances.
  • Assurer une liaison étroite avec le chef des services d’appui et lui apporter son soutien pour toutes les questions relatives aux opérations, aux finances et à la gestion des actifs.
  • Pour les besoins de la clôture des projets, agir en tant que (ou nommer et superviser) point focal entre le bureau et les donateurs tout au long du processus.
  • Superviser et coordonner toutes les activités de clôture de projet, en veillant à la cession appropriée des actifs du projet, à l’établissement efficace et en temps voulu du rapport final (opérationnel), à l’initiation des décaissements financiers, le cas échéant, pendant les périodes de responsabilité des défauts, à la mise à jour des informations sur OneUNOPS et à la remise efficace des projets clôturés au siège de l’UNOPS pour les processus de clôture financière.
• Suivi et rapports
  • Contrôler et s’assurer que les projets préparent et publient des rapports de projet réguliers conformément aux directives des bailleurs de fonds en matière de rapports.
  • Examiner régulièrement l’état d’avancement du projet, en évaluant les critères de performance (portée, coût, calendrier et qualité).
  • Tenir des agendas et des rapports d’avancement conformément aux procédures standard de l’UNOPS.
  • Identifier et anticiper en temps opportun les risques potentiels et les problèmes spécifiques aux prévisions de livraison, et conseiller des mesures d’atténuation au chef de programme.
  • Assurer la supervision et l’analyse de routine des données de livraison au sein des systèmes de tableau de bord disponibles.
  • Assurer la maintenance régulière et la mise en œuvre de systèmes efficaces de suivi et d’évaluation des activités des programmes et des projets, conformément aux cadres logiques.
  • Dans le contexte du suivi et de l’évaluation, veiller à ce que tous les projets soumettent et mettent régulièrement à jour des jalons et des objectifs spécifiques pour la durée du cycle de vie des projets, et suivre les progrès, ou non, par rapport à ces informations.
  • Fournir un soutien éditorial aux programmes et aux projets, en veillant à ce que les rapports soient diffusés efficacement et en temps utile, conformément à la documentation du projet et aux attentes des clients.
  • Fournir au chef des services d’appui et au responsable des finances les rapports d’analyse de projet et les informations nécessaires pour soutenir les domaines pertinents pour l’équipe de gestion de projet (c’est-à-dire les besoins en ressources des projets, les projections des coûts directs gérés localement, etc.)
  • Coordonner et superviser la mise en œuvre des demandes ou des initiatives relatives à la gestion des projets émanant des bureaux régionaux, des IPAS et des équipes du siège, le cas échéant.
• Engagement des parties prenantes
  • Soutenir l’élaboration de profils de parties prenantes et faciliter la formulation de stratégies d’engagement des parties prenantes.
  • Permettre la formulation de plans de communication pour les programmes et les projets.
  • Faciliter l’engagement et la communication avec les parties prenantes, en veillant à une gestion efficace du calendrier et de l’interdépendance des communications entre les programmes et les projets.
  • Assurer la coordination des communications internes relatives aux programmes et aux projets.
  • Contrôler l’efficacité des communications relatives aux programmes et aux projets.
• Assurance de la qualité
  • Soutenir le chef des services d’appui et collaborer avec l’audit interne et les services financiers pour veiller à ce que le programme soit conforme aux exigences en matière d’audit.
  • Travailler avec le personnel chargé des achats pour assurer une interface efficace avec les systèmes de qualité des fournisseurs.
  • Assurer la conformité avec les normes définies par l’UNOPS pour la gestion des programmes/projets.
  • Coordonner les examens de la qualité des documents et des produits livrables du programme/projet.
  • Contrôler, promouvoir et faciliter un niveau élevé de qualité des données pour tous les projets dans les systèmes de données.
  • Assurer le contrôle de la qualité des produits de gestion (documents de projet, rapports, etc.).
  • Représenter le chef de programme en soutenant les principales parties prenantes afin d’identifier et d’améliorer en permanence les processus opérationnels liés à la mise en œuvre des projets.
  • Veiller à ce que les équipes de programme aient une compréhension actualisée du cadre législatif de l’UNOPS et des procédures du SNMCO, en ce qui concerne leur rôle en tant que membres de l’équipe PMO.
  • Normaliser et introduire des économies de répétition dans l’exécution des projets.
  • Veiller à ce que les registres des risques et des problèmes soient tenus à jour dans tous les projets ; tous les projets font l’objet d’un examen trimestriel de fin de projet, ou d’un examen équivalent ; tous les projets font l’objet d’un rapport dans les délais et conformément aux accords juridiques ; le Centre de documentation des projets (CDP) et le lecteur de partage sont régulièrement mis à jour et entretenus comme il convient.
• Gestion des connaissances et innovation
  • Jouer le rôle de point focal pour les initiatives d’amélioration de la maturité et d’innovation du MCO.
  • Diriger l’élaboration et la mise en œuvre de procédures et de flux de travail communs afin d’améliorer la qualité et l’efficacité des projets, et contrôler leur mise en œuvre intégrale.
  • Veiller à ce que des activités régulières et efficaces de renforcement des capacités soient menées afin de développer les capacités à long terme et durables du personnel concerné.
  • Participer aux communautés de pratique pertinentes et promouvoir la participation des gestionnaires de projets à ces communautés.
  • Interagir activement avec les responsables de pratiques et l’ensemble de la communauté des responsables de pratiques afin de partager les études de cas, les enseignements tirés et les meilleures pratiques dans le système de connaissances.
  • Fournir un retour d’information aux responsables des pratiques sur les politiques et les orientations de soutien en vue d’une amélioration continue des politiques de l’UNOPS.
  • Contribuer à la supervision des procédures relatives aux enseignements tirés, en veillant à ce que les enseignements tirés soient partagés en temps opportun et de manière appropriée.
  • Se tenir informé de manière proactive des nouveaux développements, innovations et outils liés aux pratiques de gestion de portefeuille, de programme et de projet (P3M) afin de promouvoir une approche et un cadre de référence communs.
  • Accompagner, encadrer, former et soutenir d’une autre manière les membres de l’équipe du PMO et les équipes de projet dans l’accomplissement de leurs fonctions de soutien au projet.
  • Agir en tant que ressource consultative pour les autres membres du personnel du programme.