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Coordinateur Administratif et Financier H/F ( Expiration 11/11/2018)

Conditions générales Entrée en fonction: 7 janvier 2019 Durée: 12 mois Taux d’activité: 100% Lieu de travail: Bamako - Mali Délai d’envoi des candidatures: Terre des hommes ne fixe pas de délai de candidature pour ce poste, le recrutement est ouvert jusqu’à ce que la position soit pourvue. Conditions de travail: Contrat expatrié de droit suisse, salaire net mensuel 3 400 CHF (~2 950 €) < > 4 750 CHF (~4 100 €) selon expérience x13 (+ Retenue AVS pour candidat Suisse). Assurances, maladie, accident, rapatriement. 25 jours congés/an. Billet d’avion AR/an. Logement et transport local.
Description générale En tant que coordinateur/trice, vous dirigez et organisez le service administratif et financier de la délégation et des bases (comptabilité générale, gestion administrative et budgétaire). Vous êtes l’interface directe entre la délégation et le siège et/ou les bailleurs pour le reporting financier. En votre qualité de représentant de la Fondation, sous la responsabilité du/de la chef-fe de délégation, vous assurez la supervision et le suivi administratif multi bases, multi bailleurs et/ou multi partenaires des projets. Vous assumez la responsabilité de la mise en place de la stratégie, du développement et de la coordination managériale des équipes administratives. De plus, vous soutenez et validez la qualité du travail des équipes en regard du mandat et des engagements de Tdh et des normes internationales.
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Cahier des charges

Stratégie et politique :

  • Mener et coordonner des évaluations des besoins en utilisant des outils validés par le siège et identifier les champs d'action prioritaires et possibles pour Tdh dans son secteur d'intervention ;
  • Participer à l'élaboration et la révision des orientations stratégiques pour le pays ;
  • Collaborer à la définition et mise en œuvre d'une stratégie opérationnelle : financière, RH et logistique en coordination avec le siège et les structures institutionnelles.

Recherche et développement :

  • Participer au développement de nouveaux outils dans son domaine d'activité ;

Gestion de personnes / gestion d'équipe :

  • Superviser et diriger l’équipe finance de la Délégation, fixer les objectifs du département, faire l’évaluation périodique des collaborateurs sous sa responsabilité directe dans la mise en œuvre des projets ;
  • Recruter et/ou contribuer au recrutement du personnel local et coordonner la rédaction des descriptions des postes à pourvoir ;
  • Offrir son support technique au staff du département au quotidien et avec des visites terrain ;
  • Assurer la gestion des payrolls ;

Développement des compétences :

  • Identifier les besoins en formation des collaborateurs et organiser des formations locales ou internes en collaboration avec le/la chef-fe de délégation et le siège ;
  • Assurer le suivi des formations et des acquis/monitoring des compétences ;
  • Explorer au niveau national des possibilités de collaboration avec d’autres organisations pour des formations d'équipes de Tdh ou au contraire des appuis en formation de la part de Tdh à ces organisations.

Procédures, Budget, gestion des projets :

  • Assurer la diffusion, l’adhérence et le monitorage des procédures Tdh et des bailleurs de fonds ;
  • Définir et participer à l'élaboration des budgets annuels et des  projets dans le respect des normes en vigueur ;
  • Assurer le monitorage financier  des budgets bailleurs, l’accompagnement des chefs de projets et du/de la chef-fe de Délégation pour la soumission des nouveaux budgets, des réaménagements budgétaires, avenants des contrats ;
  • Assurer le monitorage et la mise à jour du budget annuel de la Délégation ;
  • Superviser l’application et le respect des termes de tout contrat de financement, contrôler l’engagement global des dépenses et le risque financier ;
  • En collaboration avec le/la chef-fe de délégation et les chefs de projet, coordonner les besoins des populations cibles afin de réajuster si nécessaire les budgets des projets en cours, élaborer les avenants en support aux chefs de projets, ou d'initier de nouveaux projets en assurant une bonne adéquation des moyens aux besoins ;
  • Coordonner des évaluations d'activités administratives des projets à des temps spécifiques du développement ou des demandes bailleurs ;
  • Assurer que chaque « budget holder » reçoive une formation adéquate pour la gestion de son budget et la correcte codification des dépenses ;
  • S’assurer que les accords avec les partenaires des projets respectent les procédures Tdh et celles des bailleurs.

Audit :

  • Gérer l’audit statutaire de la Délégation, les audits bailleurs en support au staff spécialiste reporting, les audits internes pour contrôle et prévention de la fraude.

Recherche de fonds :

  • Participer aux recherches de financement et négociations avec les bailleurs de fonds présents dans la zone d’intervention en coordination avec le/la chef-fe de la délégation et le siège ;
  • Coordonner, promouvoir, superviser ou négocier les contrats et assurer le suivi avec les donateurs institutionnels avec le soutien du/de la chef/fe de délégation et du siège.

Administration / logistique et recouvrement des prestations :

  • Assurer le respect des normes légales (HR, financières, administratives), avec l’appui des experts locaux si nécessaire ;
  • S'assurer auprès des administrateurs, de la bonne gestion de tous les contrats donateurs dans le pays et autres, en relation avec son secteur d'intervention ;
  • S'assurer que tous les contrats signés avec partenaire/travailleurs, etc. respectent le contrat  de financement bailleur ;
  • Vérifier avec la logistique la faisabilité que tous les contrats (service, achat, travail, etc.), soient remplis avec le format Tdh et en conformité avec les exigences des bailleurs ;
  • Garantir le correct archivage et la sécurité des documents de l’organisation (papier et digital).

Plaidoyer, représentation / travail en réseau :

  • Assurer pour son domaine d'activité, la représentation de Terre des hommes auprès des autorités nationales et au niveau local en appui aux chefs de projets ;
  • Coordonner des partenariats nationaux avec le gouvernement, des ONG nationales, etc. et soutenir les équipes dans la négociation et le développement de partenariats au niveau local ou régional ;

Information / Publications / Communications / Reporting :

  • Produire des publications en coordination avec différents départements ;
  • Etre responsable des rapports à remettre aux bailleurs dans le respect des échéances et formats définis en coordination avec son/sa référent technique du siège ;
  • Rédiger les rapports annuels dans son domaine d'activité à l'intention du/de la chef-fe de délégation ;
  • Monitorer les indicateurs administratifs de la délégation;
  • Assure un bon flux d’informations opérationnelles au sein de la délégation et avec le siège, notamment le reporting institutionnel.
Profil
  • Formation : Diplôme supérieur en gestion financière et comptable ou en administration
  • Langues : Langue maternelle française ; bonnes connaissances de l’anglais
  • Expériences souhaitées : Au moins 6 ans d’expérience significative à un poste similaire
  • Informatique : Maîtrise de l’outil Saga indispensable. Bonne maîtrise de Word, Excel, et système de management
  • Aptitudes : Capacité d’adaptation (inclus question sécuritaire) – Qualités développées d’organisation et administratives (définition des priorités, délégation, formation) – Rigueur – Sens de la confidentialité – Sens de la diplomatie – Ouverture d’esprit – Bonne communication
  • Compétences souhaitées :Etablir et comprendre les documents légaux, administratifs et financier, capacité de suivi budgétaire et comptable, capacité d’effectuer les préparations, accompagnement et suivi d’audits financiers, capacité de faire comprendre les enjeux financiers dans les délégations
Contexte Créée en 1960, la fondation Terre des hommes-Lausanne (Tdh), est la plus grande organisation d’aide à l’enfance en Suisse avec des programmes de développement et d'urgence dans plus de 30 pays. Elle a développé une expertise dans les domaines de la santé et de protection de l'enfance. A travers une aide directe aux enfants dans le besoin, sous sa propre gestion ou en partenariat avec des organisations locales, Tdh offre chaque année des solutions durables et un avenir meilleur à plus de deux millions d'enfants et leurs parents dans le monde. Au Mali, Tdh est présente depuis 2012 au travers des interventions en santé et en protection.
Années d'expériences professionnelles requises 5-10 ans

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Référence :
Contrat :
Poste(s) disponible(s) :
1
Expérience :
5 ans
Niveau d'étude :
Diplôme universitaire
Lieu de travail :
MALI
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