ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF(VE) EXP:27/03/2025

Historique

Sous la direction de la Chargée des Opérations et sous la supervision directe de l'ICT, l'Assistant au Registre des services d'enregistrement fiables.

Il/Elle fait d'une approche axé sur le client, de tact et de capacité à travailler avec les personnes d'origines nationales et culturelles.

Fonctions et responsabilités

Respiration des Fonctions clefs:

• Gestion de SYSCO/eRegistry
• Gestion efficace du courrier
• Recouvrement des coûts pour les services de la valise diplomatique
• Gestion de la réception

1. - Assurer le maintien du système d'enregistrement SYSCO/eRegistre enaccent sur l'atteinte des résultats suivants :

• Maintenance du système de classement du bureau au système de classement global du PNUD.
• Ouverture de nouveaux dossiers thèmes selon les besoins et des anciens dossiers de nomination au calendrier de conservation établi.
• Maintenance des archives, guette en regard de ceux-ci les dossiers corrects stockés et accessibles ; conservation des documents en toute sécurité.
• Fourniture de photocopies de documents des dossiers du registre, à la demande du personnel. Aide à la collecte de matériel de référence et de fond à partir des dossiers du registre.
• Mise en place et entretien d'un système d'enregistrement des mouvements de dossiers au sein du bureau ; entretien des grammes de circulation et de conférence du bureau.
• Préparation de la correspondance et des rapports relatifs aux activités du registre

1. Asssurez une gestion efficace du courrier sur l'état des résultats attendus :

• Réception, codage, enregistrement et transmission tout le courrier à l’OM
• Enregistrement et envoi des communications sortantes, y la valise diplomatique, et distribution ultérieure. Préparer le résumé des formes de pièces jointes et des documents nécessaires et à tenir à jour le dossier des pochettes reçues pour s'assurer que tous les sacs sont.

1. Garantit le recouvrement des coûts pour les services du « pouch » en l'accent sur l'écart des résultats suivants :

• amenez d'informations pour une prestation au prorata et une facturation appropriées des agences utilisatrices.

1. Gestion de la communication et de la réception du Bureau

• Suivi de tous les visiteurs du bureau ; assistance aux visiteurs en matière de visites dans le domaine des directives et des mesures concernant le PNUDNU.
• Exploitation et gestion du standardiser selon le protocole approprié.
• Contrôle et test hebdomadaires de toutes les lignes
• Rapport des dysfonctionnent au Superviseur
• Gestion et planification de la couverture de la réception.
• Aide à l'établissement des factures (téléphoniques) des missions des missions

Le Manuel d'administration intérimaires pertinents de son profil masculin et nécessaire immobilier au bon fonctionnement du Bureau et de l'Organisation.

Compétences

Compétences transversales et techniques (demande de candidature (aptitudes à la directive à 7)

Compétences et expérience requises

Égalité des chances

En tant qu'employeur soucieux de l'égalité des chances, le PNUD considère la diversité comme l'expression de la multiplicité des nations et des cultures là où nous opérons et, en tant que tels, nous encourageons les candidats qualifiés de tous horizons à postuler à des rôles au sein de l'organisation. Nos décisions en matière d'emploi sont fondées sur le mérite et l'adéquation au rôle, sans discrimination.

Le PNUD s'est également engagé à créer un milieu de travail inclusif où tout le personnel est habilité à contribuer à sa mission, à être valorisé, à prospérer et à tirer parti des possibilités de carrière ouvertes à tous.

Harcèlement, exploitation et abus d'autorité

Le PNUD ne tolère pas le harcèlement sexuel, l'exploitation, la discrimination et l'abus de pouvoir. Tous les candidats sélectionnés doivent donc faire l'objet de contrôles appropriés et doivent respecter les normes et principes correspondants.

Droit de sélectionner plusieurs candidats

Le PNUD se réserve le droit de sélectionner un ou plusieurs candidats à partir de cet avis de vacance de poste. Nous pouvons également conserver des candidatures et envisager des candidats à ce poste pour d'autres postes similaires, le PNUD à la même classe et avec une définition d'emploi, une expérience et des besoins en matière d'éducation similaires.

Alerte d'escroque

Le PNUD ne perçoit aucune redevance à aucun stade de son processus de recrutement. Pour de plus amples informations, prière de se reporter à l'adresse www.undp.org/scam-alert.