ASSISTANT ADMINISTRATIF (EXP:14/01/2025)

Le bureau de pays du PNUD en Tunisie (CO) est à la tête de l’appui du PNUD à la Tunisie pour la réalisation de ses objectifs nationaux de développement humain et durable, conformément à ses engagements au titre du programme national à l’horizon 2030 et de l’accord de Paris sur le climat. Le PNUD en Tunisie travaille dans des domaines tels que 1) la croissance inclusive et le développement humain; 2) l'action pour le climat, l'environnement, la réduction des risques énergétiques et des risques de catastrophe; et 3) la gouvernance (processus politiques inclusifs, institutions réactives, état de droit, cohésion sociale, appui électoral, VIH/santé et autonomisation des femmes et des jeunes.

Le représentant résident du PNUD dirige et supervise les travaux du bureau de pays, détaché par le représentant résident adjoint. Le bureau de pays comprend au total 100 fonctionnaires et personnel et une livraison de 12 à 15 millions de dollars d'appui programmatique à la Tunisie chaque année. La RR dirige également les efforts du PNUD en Tunisie pour cultiver, construire et entretenir des relations et des alliances stratégiques qui sont essentielles pour faire progresser et réaliser avec succès la mission du PNUD, y compris avec le Gouvernement tunisien, les pays donateurs existants et émergents, les institutions multilatérales telles que les institutions IFI, la société civile, le secteur privé, les fondations, les universités et les groupes de réflexion, le système des Nations Unies, ainsi que les médias mondiaux, régionaux et nationaux. En tant que partenaire fiable et impartial travaillant à l’intersection des programmes sociaux, économiques et environnementaux en Tunisie, le PNUD joue un rôle central en soutenant les progrès de la Tunisie vers la réalisation des objectifs de développement durable et a aidé le gouvernement à élaborer et à réviser ses contributions déterminées au niveau national (CDN) pour l’action climatique.

Sous la supervision de l'adjoint à l'administration, l'assistant administratif fournit un appui aux opérations des bureaux qui effectuent diverses procédures administratives standard, en veillant à ce que la qualité et l'exactitude des tâches soient élevées. En particulier, l'assistant administratif dirige l'appui aux frais de voyage au bureau de pays. L'assistant administratif peut coordonner et superviser les chauffeurs. L'assistant administratif encourage une approche axée sur les clients, la qualité et les résultats. En outre, l'assistant administratif appuie l'associé chargé de l'administration pour appuyer la gestion et le contrôle d'ensemble des biens consomptibles et non durables, de la liquidation des actifs et du renouvellement des données d'inventaire; et exécute des processus et des opérations assurant la qualité et l'exactitude des tâches. L'assistant administratif encourage une approche axée sur les clients, la qualité et les résultats.

L'assistant administratif travaille en étroite collaboration avec les équipes chargées des opérations, du programme et des projets dans le commandant, et d'autres membres du personnel des organismes des Nations Unies pour échanger des informations et assurer une prestation de services cohérente.

Le PNUD adopte une approche de portefeuille pour tenir compte de l'évolution des besoins des entreprises et tirer parti des liens entre les interventions pour atteindre ses objectifs stratégiques. Le personnel du PNUD est donc censé travailler entre les unités, les fonctions, les équipes et les projets au sein d'équipes multidisciplinaires afin d'améliorer et de permettre une collaboration horizontale.

1.) Mettre en œuvre des stratégies opérationnelles conformes aux règles et règlements régissant les règles et en mettant l'accent sur la cohérence et la qualité.  

• Aider à la gestion administrative et aux stocks, en veillant à ce qu'une bonne gestion des biens soit assurée conformément aux règles, règlements, politiques et stratégies de l'ONU et du PNUD, et à ce que les procédures d'inventaire soient respectées dans toutes les unités de CO.
• Contribuer à la cartographie des processus administratifs de contrôle des opérations et de la mise en œuvre des instructions permanentes internes.

2.) Fournir des services efficaces de gestion des voyages

• Fournir au personnel des informations sur les frais de voyage, y compris les prestations, les itinéraires de voyage et les arrangements hôteliers.
• Traiter les autorisations de voyage et les demandes de remboursement conformément aux droits au voyage du personnel, des consultants, de l'ONU et des visiteurs, en veillant à ce que l'arrangement de voyage suive les règles de l'ONU concernant l'itinéraire le plus direct et les prix compétitifs.
• Opérations d'achat pour les voyages (billets et indemnité journalières de subsistance) dans le PGI. Veiller à ce que le budget soit disponible conformément à l'autorisation de la PTA.
• Effectuer des réservations d'hôtel pour rendre visite à des fonctionnaires de l'ONU et du PNUD. Organiser la prise en charge des hauts fonctionnaires des aéroports et fournir un appui pour accélérer les procédures douanières et d'immigration, selon que de besoin.
• Traiter les demandes de visas pour tous les voyageurs de l'ONU, ainsi que les demandes de permis de séjour et de carte d'identité diplomatique pour le personnel international. Appuyer le traitement de la demande et le renouvellement de l'UNLP, ainsi que la garde des passeports du personnel.
• Traiter les factures de recouvrement des coûts dans le PGI pour les services de voyage fournis par le PNUD à d'autres organismes; et concilier les règlements à payer par le Groupe des finances. Faciliter le traitement des paiements aux fournisseurs et agents de voyage.
• Préparer la correspondance, les mémorandums et les rapports de routine conformément aux procédures opérationnelles permanentes du bureau des pays concernant les voyages, en coordination avec les services compétents.

3.) Fournir un appui à un contrôle administratif et financier efficace au bureau de pays.

• Contribuer à l'élaboration du budget de l'unité.
• Tenir à jour les registres de contrôle administratif tels que les engagements et les dépenses.
• Servir de dépositaire pour la gestion des fournitures de papeterie, y compris l'entretien de la liste des stocks de papeterie, la distribution de papeterie comme l'exige le personnel et la tenue d'un registre de distribution.
• Fournir un appui à l'organisation des procédures d'achat, y compris la préparation des QRF, des ITB ou des documents d'appels d'offres, et la réception des devis, des soumissions ou des propositions et leur évaluation préliminaire. Préparer les OP. Organiser les expéditions et les formalités de dédouanement. Préparer des documents/documents pour les expéditions du PNUD (reçues/envoyés) et appliquer des mesures de suivi. Effectuer le rôle d'acheteur dans l'ERP.
• Coordonner le parc de véhicules du PNUD. Disposer le transport des véhicules, l'entretien régulier des véhicules et l'assurance. Vérifier et enregistrer le journal des véhicules et la consommation quotidienne de gaz, mettre à jour et tenir à jour le rapport sur l'historique des véhicules.
• Tenir des dossiers et des dossiers intéressant la maintenance du bureau.
• Maintenir des contacts avec les visiteurs et le personnel, organiser les rendez-vous et les réunions et, en cas de besoin, prendre des procès-verbaux, agir en tant qu'interprète et/ou traduire une correspondance simple.
• Gestion globale du document (dure ou électronique); registre et politique de conservation, y compris le stockage et l'archivage
• Fournir un appui à l'exercice annuel de vérification des inventaires physiques en vérifiant l'exactitude des registres et de l'emplacement des biens.
• Appuyer la tenue des registres de la gestion des avoirs et établir des rapports. Extraire, entrer, copier et fichierer des données provenant de diverses sources.
• Examiner et vérifier les documents relatifs à la création d'informations sur la création de fournisseurs dans le progiciel de gestion intégré
• Fournir un appui administratif à l'organisation de conférences, d'ateliers et de séminaires

4.) Contribuer à la mise en œuvre d'une stratégie d'approvisionnement compétitive par rapport aux coûts au Bureau de pays.

• Recueillir et analyser des informations sur la situation du marché dans les zones de services de voyage. Mener des enquêtes et des appels d'offres pour les services de voyage.
• Appuyer la réalisation d'enquêtes sur l'allocation journalière de subsistance et les enquêtes sur les hôtels. Analyser et préparer des rapports sur les prix les plus compétitifs et la qualité des services des hôtels. Soumettre des rapports au siège et distribuer la liste des hôtels à tous les organismes des Nations Unies.
• Récupéré des expéditions, organise des dédouanements, établit des documents ou des documents pour les expéditions du PNUD (reçus ou en envois) et organiser les expéditions. Appliquer des mesures de suivi et rédiger la correspondance relative aux expéditions/dédouanement des douanes.

• L'enseignement secondaire est obligatoire
• Le diplôme universitaire en administration des affaires, en administration publique ou dans un domaine équivalent sera dûment pris en considération, mais n'est pas une exigence.

• Minimum de 5 ans (avec diplôme d'études secondaires) ou de 2 ans (avec licence) d'expérience pertinente dans les domaines de l'administration, des opérations ou des services d'appui au programme.
• Une expérience dans l'utilisation d'ordinateurs, de logiciels de bureau (MS Word, Excel, etc.), de progiciels de base de données et de systèmes de gestion en ligne tels que le PGI est nécessaire.
• Au moins une expérience des services d'administration et/ou des fonctions d'appui aux opérations est requise.
• Une expérience préalable avec une organisation internationale est souhaitable.
• Une expérience en matière de gestion des voyages et/ou de gestion de la flotte est souhaitable.

• La maîtrise de la langue de l'ONU dans le lieu d'affectation est requise.
• La maîtrise de l'arabe est requise.
• La connaissance pratique de l'anglais est un atout.

Atteindre les résultats

Réfléchir de manière innovante

Apprenez en permanence

S'adapter à l'agilité

Engagement et partenaire

Permettre la diversité et l'inclusion

• Capacité de réagir en temps voulu et de manière appropriée avec un sentiment d'urgence, à fournir des solutions cohérentes et à fournir des résultats et/ou des solutions en temps voulu et de qualité pour répondre et comprendre les besoins réels des clients.
• Contribuer à l'élaboration d'une stratégie de service à la clientèle.
• Chercher des moyens d'ajouter de la valeur au-delà des demandes immédiates des clients.
• Aptitude à anticiper les besoins et les préoccupations à venir des clients.

• Aptitude à planifier, organiser et superviser efficacement les processus opérationnels de l’Organisation afin de convertir ses actifs en les meilleurs résultats de la manière la plus efficace.
• Connaissance des concepts et mécanismes pertinents

• Capacité à communiquer de manière claire, concise et sans équivoque, tant par la communication écrite que verbale; adapter les messages et choisir des méthodes de communication en fonction du public
• Capacité de gérer les communications en interne et en externe, par le biais des médias, des médias sociaux et d'autres canaux appropriés

• Possibilité d'inspecter, de nettoyer, de transformer et de modéliser les données en vue de découvrir des informations utiles, d'éclairer les conclusions et d'appuyer la prise de décisions

• Connaissance des politiques et des procédures relatives aux plans d'action; aptitude à établir des états financiers sur la planification et la gestion des ressources humaines; maintien du module de gestion des actifs dans le PGI;
• procéder à un examen analytique des rapports de la fabrication additive et des informations sur les biens afin de s'assurer de l'exhaustivité et de l'exactitude des informations sur les biens;

• Chaque bureau doit veiller à ce que des articles d'inventaire suffisants soient disponibles pour être utilisés, ainsi que pour les articles qui dépassent le seuil de 5 000 dollars et plus.

V. Mots clefs

Gestion des voyages

Services administratifs

Opérations administratives

Appui opérationnel

Gestion des actifs

Contrôle des stocks

Financement

Comptabilité